Gestión documental inteligente con iArchiva
Descubra la revolución en gestión documental inteligente con iArchiva, y olvídese del papel con el más avanzado sistema de archivo digital para su empresa, adaptado a sus necesidades con las mayores prestaciones, ahorre tiempo y dinero en la gestión administrativa de su oficina.
Autor: SISGO | Categoría: Gestión documental
Normalización de documentos.
El revolucionario gestor documental iArchiva es capaz de normalizar automáticamente todos los documentos que pasan por su empresa, ya sean digitales o de papel corriente. La gran variedad de documentos que circulan por su empresa hace que sean imposibles de clasificar y ordenar a no ser que se trate de un experto. La gestión documental inteligente con iArchiva se encarga de este trabajo de forma rápida y eficiente sin necesidad de conocimientos en administración o informática.
Conserva tus archivos de forma indefinida.
iArchiva es capaz de gestionar y clasificar documentos a lo largo del tiempo y tenerlos siempre disponibles rápida y eficazmente para que puedan ser localizados con un simple click o con una fácil búsqueda a través de su interfaz.
Conectividad ilimitada.
Esté donde esté siempre podrá podrá acceder a toda tu información y añadir nueva a su archivo de forma rápida y eficiente gracias a la gran capacidad de conexión que tiene el software iArchiva, vía Web, CIFS, FTP, IMAP, etc.
Flujo de trabajo en su empresa.
La gestión documental inteligente con iArchiva le permite automatizar toda la revisión, aprobación y todos los procesos relacionados con sus documentos. Un mismo documento puede necesitar ser aprobado por varias personas, iArchiva se encarga de enviarlo a quien corresponda y seguir con el flujo de trabajo hasta su último destinatario y hasta su almacenamiento.
Varias versiones de un mismo archivo.
Dado que los documentos de su empresa pueden estar sometidos a revisión y modificación por parte de varias personas generando diferentes versiones del mismo, iArchiva guarda y mantiene todas las versiones de un mismo documento de forma unificada y permite volver a la versión anterior que se necesite en un momento dado.
Búsqueda por metadatos o contenidos de un documento.
Con iArchiva podrá buscar no solo en el contenido del archivo, sino por todos sus datos y metadatos relacionados, como por quién fue editado, por fecha, y por todas y cada una de las variables asociadas a ese documento que se le puedan ocurrir.
Clasificación y asociación automática de documentos.
Podrá definir de qué manera son clasificados y asociados todos los documentos de su empresa, esto quiere decir que, por ejemplo, podrá asociar un albarán a una factura de forma automática para que en cualquier consulta tenga juntos todos los documentos relevantes de forma rápida y ordenada, esto le permitirá ahorrar tiempo y problemas ya que la asociación automática e inteligente de iArchiva lo hará por usted.
Auditoria inteligente de documentos y conexión con ERP.
Puede saber que documentos tiene, pero no lo que no tiene, esto ha pasado a la historia gracias a iArchiva ya que su gestión inteligente de documentos y conexión con los principales ERP´s del mercado permite alertarle inmediatamente de la ausencia de sus documentos, ya porque son cotejados con su sistema de gestión o bien por algún salto en la numeración de los mismos entre otros parámetros.
De igual forma podrá añadir automaticamente datos de su ERP en sus documentos, como asientos o cuentas de gastos.
Envío de documentos automatizado.
Gracias al uso de la más avanzada tecnología en reconocimiento de caracteres, la gestión documental inteligente con iArchiva hace posible automatizar todo el envío de documentos para departamentos concretos o personas en cualquier puesto de su organización. Todo esto es capaz de hacerlo de forma masiva, incluso si el mismo archivo contiene documentos para varios destinatarios, iArchiva es capaz de seccionar ese documento y enviarlo a sus diferentes destinatarios.
Por ejemplo, iArchiva es capaz de recibir por correo todas las nóminas de sus empleados, que normalmente se encuentran dentro de un mismo archivo, seccionar dicho archivo separándolo por empleados y enviar de forma electrónica a quien corresponda su nómina, si no es posible enviarlo de forma electrónica quedarán pendientes de imprimir para su entrega en mano.
Reconocimiento inteligente sin plantillas.
Gracias a la tecnología única de iArchiva, no importa que un documento cambie en su disposición, ya que al no basarse en plantillas no tendrá que modificar ningún tipo de configuración sí sus documentos cambian la ubicación de los datos. iArchiva extrae toda la información del documento y de forma inteligente la interpreta y gestiona como corresponda según el tipo de documento.
Firma electrónica de documentación.
La firma electrónica es un conjunto de datos asociado al documento que permite identificar con total seguridad la identidad del emisor del documento y que no ha sido modificado o alterado después de la aplicación de la firma. Esto otorga validez jurídica al documento confirmando su emisor y su autenticidad ante cualquier situación legal que lo requiera.
Documentos como nóminas, certificados de retenciones, facturas emitidas tienen validez legal ante cualquier administración gracias a la firma electrónica de los mismos.
También es útil para garantizar ante su receptor que no han sido modificados por terceros y su validez es apta para ciertos procesos administrativos y fiscales.
Gracias al flujo de trabajo de iArchiva, puede definir qué tipo de documentos necesitan ser firmados de forma digital y automatizar todo el proceso sin que le genere ningún tipo de interrupción en el desarrollo de su actividad.
Firma biométrica de documentos.
La firma biométrica también se conoce como firma electrónica avanzada, es generada a través de dispositivos que capturan los datos biométricos durante el proceso de firma manuscrita sobre dispositivos electrónicos certificados, esto aporta autenticidad, integridad y no repudio del documento por la parte firmante. Según la Ley 59/2003 de 19 de diciembre publicada en el BOE por el gobierno de España, este tipo de tecnología proporciona total validez legal y probatorio sobre el documento ante un tribunal, es por esto que permiten certificar contratos vinculantes con totales garantías legales.
Gracias a la incorporación de esta tecnología por parte de iArchiva, puede incorporar una firma con total validez legal sin necesidad de imprimir un documento para después digitalizarlo ahorrando en tiempo y costes. Los pads de firma biométrica capturan la velocidad, presión, inclinación y muchos otros parámetros en un solo conjunto de datos. La incorporación de esta tecnología es muy útil ya que le permite identificar a una persona electrónicamente que no posea un certificado digital previo.
Esta funcionalidad es muy útil para la entrega de documentos, material y servicios de forma rápida y sin la necesidad de entregar documentos por duplicado o la impresión previa y posterior digitalización de los mismos.
