Cómo elegir la impresora ideal para su empresa.

Dada la gran oferta disponible en el sector y la variedad de tecnologías existentes, puede preguntarse cómo elegir la impresora ideal para su empresa. Es posible que se convierta en una tarea compleja elegir el producto que mejor se adapte a sus necesidades, por ello, en este artículo intentaremos ayudarle a descubrir las diferentes opciones dentro del mercado de equipos de impresión o multifunción, y así pueda conocer cuál será la que mejor se adapte a sus necesidades.

Autor: SISGO    |    Categoría: Equipamiento de oficina

Con el paso del tiempo, es posible que pensemos que el uso de soportes físicos como el papel está cada vez más relegado al pasado, y poco a poco será reemplazado por medios digitales, pero nada más lejos de la realidad. Si bien es cierto, que el avance de la tecnología está ganándole terreno día a día a los procesos que siempre han estado dominados por el papel.

Aún así, el soporte en papel aún sigue presente y avanzando al mismo ritmo que los soportes digitales con tecnologías cada vez más eficientes, rápidas y avanzadas, proporcionando calidad y prestaciones con costes cada vez más competitivos.

Uno de los principales factores a la hora de elegir un equipo de impresión es sin duda el volumen de impresiones al que va ser sometido. Este dato estará directamente relacionado con el tamaño de la empresa y la cantidad de usuarios de la máquina en cuestión.

Es muy importante conocer también la actividad a la que va a estar dirigida la impresora que vayamos a instalar. Por ejemplo, el equipo necesario en un departamento de administración necesitará unas características muy diferentes a las que necesitará un departamento de diseño o marketing. Tampoco podemos olvidar las diversas funcionalidades que pueden incluir las impresoras que necesitemos para las diferentes secciones de nuestra empresa.

Hay que sopesar sí únicamente necesitamos una impresora o un equipo multifunción que nos permita escanear y fotocopiar documentos, también otras funcionalidades como fax o conectividad con servidores o programas de gestión (ERP´s) en entornos empresariales.

Determinar las funcionalidades en torno a las necesidades reales.

Las diferencias de mantenimiento y coste inicial entre equipos en blanco y negro y a color son notables, en referencia al ejemplo anterior, lo más probable es que un departamento de administración no necesite un equipo color y para su trabajo diario un equipo monocromo sea lo más acertado. Un departamento de diseño, marketing o publicidad es probable que necesite un equipo a color de altas prestaciones y con posibilidad de impresión en diferentes formatos de papel u otros soportes.

Otro punto de interés es conocer la compatibilidad de los equipos sobre diferentes sistemas operativos, aunque a día de hoy la mayoría de dispositivos son compatibles con Windows, MAC y Linux, es posible que el fabricante no ofrezca soporte completo a alguno de estos sistemas, y esto limite el uso de algunas funciones avanzadas porque no se encuentren disponibles controladores específicos para el sistema en cuestión.

Una vez definidos los requisitos necesarios del equipo, podemos pasar a ver las diferentes ventajas sobre dispositivos láser o de inyección de tinta y sus funcionalidades añadidas.

Generalmente un equipo de inyección de tinta ofrece una calidad mayor que un equipo láser, están más recomendados para la impresión de imágenes fotográficas y documentos con imágenes y gráficos, también son más versátiles en cuanto a la impresión sobre diferentes espesores, formatos de papel y otros soportes como el vinilo o pegatinas plásticas. También tienen un tiempo de calentamiento mucho más rápido que una impresora láser, aunque en la velocidad de impresión de grandes volúmenes siempre serán considerablemente más lentas.

Estudiar el coste de los consumibles de una impresora de inyección de tinta es crucial para determinar el coste de impresión y la rotación de cartuchos, así como conocer la capacidad de impresión de cada cartucho con el fin de tener siempre disponibles repuestos de los mismos, ya que la capacidad de estos cartuchos suele ser muy inferior a la de un equipo láser.

Las impresoras láser destacan por una velocidad de impresión en páginas por minuto mucho más alta que las de inyección de tinta, pese a tardar más en iniciar la primera impresión.

El control de consumibles y la contención de gastos.

También tienen consumibles de mucha más capacidad, lo que simplifica el mantenimiento por parte de los usuarios de la impresora y el aprovisionamiento de consumibles. Son muy recomendables en entornos administrativos donde sea necesario la impresión de grandes volúmenes de documentación de forma continua. Los modelos monocromo pueden resultar muy interesantes en cuanto a precio, pese a la limitación de no contar con la posibilidad de imprimir en color.

Debe tener presente que realizar impresiones en negro tanto con impresoras de inyección de tinta como láser color también conllevan gasto de los consumibles de colores, este gasto es mínimo, pero existe, por este motivo es importante estudiar el uso que se le va a dar al dispositivo para evitar gastos innecesarios.

Desde Sistemas de Oficina Gómez podemos estudiar sin compromiso los diferentes departamentos de su empresa, con el fin de aconsejarle el mejor equipo que se ajuste a sus necesidades al mejor precio, a la vanguardia de la tecnología, con el mejor soporte técnico y servicio.