Custodia y destrucción de documentos

El día a día de su empresa genera un volumen de documentación que se acumula a medida que pasa el tiempo. La custodia y destrucción de documentos es un asunto de máxima importancia, regulado por Ley, que requiere conocimientos, recursos y materiales para cumplir la normativa vigente. En este artículo le ofrecemos claves para gestionar su documentación de forma adecuada y eficiente.

Autor: SISGO    |    Categoría: Gestión documental

La generación de documentos en el entorno empresarial es una constante conocida por todos los integrantes de una compañía, desde un pequeño negocio familiar a una gran multinacional. Todos y cada uno de los integrantes de la organización tendrán que gestionar en determinado momento algún documento, ya sea un contrato, una nómina, un albarán, facturas, un plan estratégico de negocios, o cualquier tipo de documentación interna.

Dependiendo del grado de digitalización de la empresa, el volumen y movimiento de documentos puede variar en gran medida, aunque claro está siempre nos acompañarán en la vida diaria empresarial. Cada organización es un mundo, con sus gestiones, sus procedimientos y protocolos que casi siempre incluirán algún tipo de documento en el proceso, que formalizamos, tratamos y archivamos, pero una vez que hemos llegado este último punto de archivado… ¿Qué ocurre después?.

Desafortunadamente, en la mayoría de empresas no se repara en ese documento olvidado en un archivador al fondo de una estantería que lleva años cogiendo polvo, no reparamos en el valor de los datos impresos o escritos sobre el papel aunque nunca más volvamos a consultarlos, muchas veces tampoco somos conscientes de cuando la vida útil de la información llega a su fin, y tampoco en el espacio físico que ocupa, hasta que es necesario para otro fin.

Cuando llega el momento de preguntarnos que hacer con aquellas viejas nóminas ya amarillentas de hace décadas, o con esos albaranes impresos con la vieja y ruidosa impresora matricial que fue jubilada hace ya unos cuantos años, nos invaden las dudas sobre que hacer con toda esa cantidad de información. No podemos olvidar que esos documentos, más allá del papel, no solo es información sobre su empresa, sino también sobre las personas involucradas en ella, como trabajadores, clientes o proveedores. Que esta información sea antigua y que a su empresa no le resulte útil, no significa que deje de ser útil para otras personas con diversos «intereses», y no reparamos en la importancia de la custodia y destrucción de documentos, hasta que es demasiado tarde. 

Seguridad sobre la documentación de su empresa.

Cada vez son más habituales las noticias sobre nuevos casos de fuga de información de diversa índole (algunas con un importante nivel de repercusión). Son ampliamente conocidos casos muy mediáticos que involucran a políticos, abogados y grandes empresas, pero tenga presente que por pequeña que sea su empresa, está expuesto en igual medida. Con las constantes revisiones de las leyes referentes a las políticas de protección de datos, los organismos reguladores están cada vez más pendientes de cómo se gestiona la información dentro del ámbito empresarial.

Una inadecuada gestión puede incurrir en graves consecuencias, desde una pérdida de confianza de sus clientes, pasando por el robo de información confidencial o estratégica por parte de la competencia, hasta cuantiosas multas por la infracción de leyes sobre protección de datos.

Volviendo a su negocio, y a Usted delante de un volumen de documentos del que no sabe qué hacer con ellos, ya sea porque son antiguos, erróneos o sencillamente ocupan demasiado espacio, es muy probable que se encuentre en un mar de dudas sobre la gestión de los mismos. ¿Qué puede hacer, como encontrar la mejor solución?.

Pormenores de la custodia y destrucción de documentos.

Sí hablamos de papel, tenemos claro que ocupa un volumen y un espacio en su empresa, dependiendo de la cantidad que gestione, esto se puede convertir en un problema y es posible que necesite externalizar la custodia de sus documentos. Desde Sistemas de Oficina Gómez podemos asesorarle para que estos documentos sean almacenados de forma segura (tanto interna como externamente), teniendo siempre la máxima disponibilidad de los mismos.

Nuestros expertos analizarán sus casos para trabajar mano a mano con su empresa, cumpliendo con los más altos estándares en seguridad y normativa durante toda la vida útil del documento, desde su generación hasta su destrucción.

Sí su empresa posee de la capacidad de gestión interna de grandes volúmenes de documentos en papel, y está al día con toda la normativa en protección y destrucción de datos, también podemos proporcionarle todos los equipos necesarios para ello, como destructoras de papel de alta capacidad, cumpliendo la norma DIN 66399 en seguridad de destrucción de documentos.

La norma DIN 66399 establece en el caso del papel, siete niveles diferentes de destrucción en base a la superficie de la partícula más grande que quedará el documento una vez destruido, estos siete niveles van desde un tamaño igual o inferior a 2000 mm2 para el nivel más bajo, a 5 mm2 o inferior para el nivel de seguridad más alto.

Si bien hasta ahora nos hemos referido a la custodia y destrucción de documentos en papel, existen diferentes escalas de seguridad dependiendo del formato en el que se encuentre la información, ya sean soportes de datos ópticos, magnéticos o electrónicos y discos duros. Sí tiene cualquier duda o está interesado en la adquisición de equipos de destrucción de información, contáctenos sin compromiso, nuestros expertos estarán a su disposición para ofrecerle asesoramiento de forma totalmente personalizada.

En Sistemas de Oficina Gómez también estamos a la vanguardia en gestión documental digital, gracias al avanzado gestor documental inteligente iArchiva, del que hablamos anteriormente en nuestras Novedades. Con iArchiva podrá custodiar sus documentos de forma digital, con el enorme ahorro de tiempo y espacio que supone, de los cuales su empresa puede beneficiarse.